Точно дефинираната систе­ма от правила за управле­ние на човешките ресурси ще ви спести главоболия

Яна Стоянова

Има ли смисъл от система за уп­равление на човешки ресурси във фирмата? Със сигурност няма да получите еднозначен отговор на по­добно питане. От една страна повечето специалисти ще се съгласят, че за една компания е полезно да има ред от точ­но описани правила за управление на човешките ресурси и възприемането на подобен би довело до положителен резултат. Съществува обаче и различ­на гледна точка, според която подобен подход би създал излишна бюрокрация и е без съществено значение, особено в организации, където всичко опира до мнението на Шефа. Действително, доколко са ни необходими точни пред­писания, по които да се водим, за да управляваме и мотивираме персонала си, за да измерваме удовлетвореност от работата на отделните служители, да мислим как да ги задържаме, развиваме и обучаваме? Няма ли само да усложни допълнително работата ни подобна сис­тема от политики и формуляри, които да спазваме и попълваме?

Реално погледнато, всяка една органи­зационна среда на практика притежава собствена система за управление на човешки ресурси, била тя формална или (напълно) неформална. И в двата случая, тя се подчинява на определени правила. В процеса на функциониране на една компания, независимо от нейния раз­мер или дейност, винаги присъстват под някаква форма елементи от системата за управление на човешки ресурси – йе­рархична структура, процес на взимане на решения, нива на отговорности и ко­муникация. Друг е въпросът дали те са ефективно действащи и оптимизирани…

Нека изходим от конкретен пример.

„Нещо при нас не е съвсем наред”, сподели с мен преди известно време уп­равител на голяма компания създадена с чужд капитал, но оперираща в Бълга­рия вече повече от 5 години. „Знам, че се развиваме много бързо и в правил­ната посока. Затрупани сме от работа и клиенти, но определено хората в екипа нямат комуникация помежду си, а ня­кои вече напускат. Не разбирам също и защо мениджърите ни не са никак ини­циативни и само се оплакват. Нали пла­щаме добри заплати?” Тези думи може би звучат меко казано странно, но опи­сват действителен казус. Подобни ситу­ации се случват и имат своето логично обяснение.

При бърз растеж на бизнеса, характе­рен за динамично развиваща се иконо­мическа среда, както в България, естес­твена последица е увеличаването обема от работа, респективно -на екипа. Не­рядко се случва компания, започнала от 4-5 човека, изведнъж да се окаже с много по-голям екип. Той е натоварен с куп допълнителни отговорности, които трябва да бъдат разчетени правилно, за да се отговори на комплексните изиск­вания за успех в една конкурентна сре­да.

„Ние изведнъж заехме челни позиции на пазара, а хората не се чувстват удов­летворени от работата и приемат успеха твърде вяло”, продължава нашият кли­ент. Често очакванията са, че с растежа на компанията, което индикативно се приема за успех, хората в компанията естествено ще продължават да се отна­сят със същата ангажираност и лоялност към фирмата и ще продължават работа­та си с висок ентусиазъм. Това всъщност би било твърде хазартна стратегия, дори и да приемем, че служителите ни авто­матично се нагаждат към всички нови процеси, които се случват около тях.

В подобна ситуация обаче лесно можем да различим ползите

от конкретно възприета система за уп­равление на човешки ресурси. В случая, тя би допринесла с яснота за принци­пите при управлението на персонала, с насоки за важните аспекти, на които да обръщаме повече внимание, с информа­ция и обратна връзка за процесите, кои­то се случват по отношение на работата ни с хората в екипа. Трудно е да се оча­ква например, че ваш служител ще бъде особено мотивиран да остава системно след работно време, ако никой наоколо не забелязва това. Вие сте щастлив от грандиозния успех на фирмата, а в също­то време той си мисли, че му е писнало да се прибира късно след работа. Няма как и да се сърдите, ако едновременно няколко ваши служители вършат едно и също нещо и не са ефективни, а всъщ­ност нямат длъжностни характеристики с ясно определени отговорности и задъ­лжения. Едва ли трябва да се чудим защо новопостъпилите служители бързо на­пускат, ако няма кой и как систематично да ги въвежда в работата. Доказан факт е, че и вашите добри мениджъри, на ко­ито много разчитате, всъщност очакват не непременно по-висока заплата или тримесечен бонус. Те разчитат най-вече да им помогнете като създавате подхо­дящата среда, кореспондираща на оча­кванията за собственото им кариерно развитие.

Правилата са хубаво нещо, но дори и веднъж създадени, те не могат да до­ведат до желания ефект сами по себе си. „Не вярвам, че като напишем на хартия едни правила и формуляри това ще разреши проблемите ни”, сподели в тази връзка друг наш клиент-Генерален мениджър на компания, с клонове извън страната. В действителност това мнение абсолютно коректно отразява истина­та. Резултати ще получите чак когато разписаните принципи станат “живо действащи” и започнат да се развиват и прилагат адекватно. Със създаването на система за управление на човешки ресурси организацията не се сдобива веднъж завинаги с универсалната ре­цепта за успешното управление на хора­та в компанията. Това, което получавате всъщност е основата, върху която да градите и развивате процеса на работа с хора, да следите промените и да адап­тирате и насочвате системата в правил­ната посока. Системата за управление на човешките ресурси в крайна сметка цели да уеднакви интерпретирането на информацията както за хората в екипа, така и за мениджърите. По този начин се способства създаването на общ език за комуникация помежду им и се уеднаквя­ва визията на служителите за предстоя­щите процеси.

Инструментите,

които се използват, могат да бъдат раз­лични по форма или методология, но те всички целят да създадат среда за фун­кциониране на основните принципи за управление на персонала. Това включва ясно разпределение на роли и отговор­ности под формата на длъжностни ха­рактеристики, дефиниране на каналите за комуникация и процесите на взимане на решения чрез организационна схема, планиране на интегрирането на новите колеги в компанията чрез встъпително обучение (ориентация).

Системата за човешки ресурси засяга пряко и начина, по който да наблюда­ваме работата на нашите сътрудници чрез точна методология за оценка и по­мага на нас, мениджърите, да получим адекватна обратна връзка. Тя ни дава възможност да “сверим часовниците” за вътрешния климат във фирмата. По­лучените резултати в последствие се използват при дефиниране на стъпките за растеж в кариерата и нуждите от обу­чение и развитие, както на конкретни служители, така и на цели екипи, рабо­тещи в компанията. Как да мотивираме и задържаме служителите си и как да се определи системата за допълнително стимулиране, също са процеси, които трябва да бъдат изследвани и оптимизи­рани чрез тази система.

Ако компанията ви се развива бързо и постига неочаквано добри резултати чрез увеличаване на стойностите и па­раметрите по различните бизнес дей­ности, то със сигурност това се дължи и на хората, с които работите. За да се задържите по дълго на вълната оба­че, задължително трябва да помислите как функционира процеса управление, що се отнася до сътрудници ви. Трябва да намерите отговор на въпроса дали формалната или неформална система за управление на човешки ви ресурси не изостава от стремглавия ви растеж. Дори и да ви се струва, че ценното ви време не достига за подобна преценка