Предизвикателствата пред комуникацията и междуличностното общуване в една организация и уменията за справяне с тях

Когато бизнес средата е динамична и трудно предсказуема, от ключово значение за постигане на търсените резултати са уменията за общуване и работа с хора. Съвременните лидери ценят служителите, които са ефективни, продуктивни и допринасят за добрите резултати на своите компании. Успехите се постигат, когато екипът има необходимите способности и мотивация да предприема правилните действия в правилното време.

Успешните компании са управлявани от лидери с много добри комуникативни умения, които успяват да трансформират стратегията, фокуса и посоката на компанията през призмата на ежедневните задачи на всеки един служител.

Пречките пред успеха?

Проучвания в последните години показват, че ръководителите, които са по-малко ефективни обикновено не умеят да взаимодействат, да мотивират и да напътстват хората си и да разрешават конфликтите в екипа. Това се оказва основно предизвикателство пред постигането на целите на компаниите, защото основният инструмент на лидерите за постигане на резултати са хората.

Задачата на ръководителите не е лесна. Те трябва да балансират между потребностите и очакванията на клиентите, както и между различните предизвикателства, като разрешаването на бизнес въпроси, внедряването на нови стратегии и работата със служителите.

Без значение дали управлявате малък екип, предприемате голяма инициатива в компанията или работите с външни доставчици и клиенти, способността да общувате и взаимодействате с хора е изключително важна за постигането на бизнес целите.

Ключови предизвикателства

По-долу са изброени най-често срещаните бизнес предизвикателства от мениджърите, посочени в проучване на Ачийв Глобал.

Петте бизнес предизвикателства пред мениджърите

1. Оцеляване и  развитие в постоянно променящата се икономическа среда

2. Функциониране на нива, водещи до по-голяма печалба

3.  Ежедневно повишаване качеството на обслужване на клиентите

4.  Оправдаване и удовлетворяване на очакванията на собствениците и управителите

5.  Постоянен контрол на качеството

„Трябва да познаваш пазара и бизнес средата. Нашият основен инструмент за постигане на по-голям успех през последните години се оказа желанието ни да се променяме и да общуваме по нови начини. Ако не бяхме осъзнали нуждата от промяна навреме, щяхме да сме като някои от нашите конкуренти, които вече не са в бизнеса, защото отказаха да се променят.”

Мениджър „Маркетинг” в телекомуникационна компания

Какво означава това? За да оцелее в тези условия, всяка компания може да приложи различни стратегии и алтернативи. Например, за да възстанови загубения си пазарен дял дадена компания може да започне промоционална кампания, изцяло съсредоточена върху обслужването на клиента и/или да понижи цените до най-ниските на пазара.

Всички действия от страна на ръководителите трябва да бъдат насочени към изграждане на единен екип, с ясна цел и мотивация. Хората са тези, чрез които се постигат резултати. За да осъществят своите цели, лидерите трябва да използват комбинация от умения за междуличностно общуване, чрез които да развият и поддържат екипа ангажиран и целенасочен, и непрекъснато да подобряват продуктивността му. Това е основният и най-важен инструмент за развитие на бизнеса и спечелване на конкурентно предимство.

Междуличностното общуване и днешната бизнес среда

Една от най-важните роли на мениджъра е да осъществява връзка между висшето ръководство и служителите. Тази роля включва уменията, благодарение на които протичането на информация през компаниите е навременно и точно. Добрият комуникатор не пропуска възможности поради недоразумения, липса на инфраструктура или технология. Той съсредоточава вниманието си върху следните процеси:

Предаване на информацията от други отдели на компанията на служителите.

Изискване и ценене на обратната връзка от екипа.

Улесняване на комуникацията между членовете на екипа.

При проучване на Ачийв Глобал, проведено сред ръководния персонал на различни компании, се открояват пет основни умения, необходими за постигането на успех и постигане на целите.

1. Умения за общуване

2. Умения за стратегическо планиране и управление

3. Умения за разрешаване на проблеми и конфликти

4. Технически умения

5. Умения за вземане на решения

При всяко едно от тях от ключово значение е добрата комуникация и екипното взаимодействие. Успешните ръководители смятат, че мнението и идеите на другите са ценни и за това активно ги търсят.

Преобладаващо мнение е, че ръководителите са тези, които изграждат визията и мисията на компаниите. Мениджърите вярват, че уменията за стратегическо планиране и управление са важни не само за развитие на организацията в определена посока. Те вдъхновяват останалите да помагат в оформянето на бъдещето и активно да участват в определените цели.

Отнасящите се с необходимото уважение към умението за разрешване на проблеми и конфликти мениджъри вярват, че изграждането на модел за справянето с тях може да помогне да се определи основното препятствие, след което да се представи адекватно решение. Лидерите вярват, че това умение се състои в способността да се идентифицира проблемът заедно с колегите, след което да се раздели на по-малки части, за да се намери по-ефективно решение.

Умението за вземане на решения демонстрира способността да се избере от различни възможности точно тази, която ще донесе най-добрите резултати за всички ангажирани страни. Всеобщо мнение е, че повечето решения се вземат при липса на пълна информация. За това лидерството изисква „истински посветени” хора, които са способни да поемат отговорност и да предвиждат последствията дори и при липсата на достатъчно сигурна информация.

Лоялността, продуктивността и удовлетворението от работата на служителите са пряко свързани с уменията и техниките за междуличностно общуване на мениджърите. За да се задържат в бизнеса и останат конкурентно способни, компаниите трябва да са ръководени от личности, които са способни да се адаптират и са всеотдайни в споделянето, изслушването и напътстването.

Ръководителите поставят на първо място уменията за общуване и вярват, че за успеха е важно да има:

Адекватно възприемане и разбиране на хората и способността да се комуникира с тях дадено послание по подходящ начин, запазвайки личното достойнство на всеки.

Изслушване на всичко, което другите имат да кажат. Много често висшето ръководство предлага, мениджърите приемат, но не успяват да разберат колегите, подчинените, ръководителите и клиентите си и тогава нарушената комуникация води до усложняване на ситуацията и затруднения при постигане на целите.

Споделяне на информация, за да се даде възможност на екипа да бъде уверен и лоялен. Откритото споделяне на информация, например за финансовите постижения, може да има значителна полза при изграждането на високо функционален и ефективен екип, особено при трудни условия.

На еднакво по важност място, заедно със споделянето на информация, лидерите поставят и нуждата от въпроса „защо”. Те вярват, че обясняването на причините за вземането на дадено решение е необходимо за изграждане на разбиране, сигурност и доверие.

Уменията за комуникация и взаимодействие са необходими за  мотивацията и представянето на екипа. Те имат огромен потенциал да помогнат на компаниите в борбата за спечелване на отговорни и ангажирани служители.

 Полезни инструменти

Предлагаме ви два практични инструмента, които могат да бъдат полезни за подобряване на комуникацията и повишаване информираността на екипите ви.

Особено важно е да държите служителите си информирани, за да постигат очакваните резултати. Инструментите за своевременно осведомяване ви помагат за редовното подаване на информация. Когато са запознати с важните фактори, служителите разбират по-добре какъв е ефектът от тяхната работа. По-широката перспектива им помага да бъдат подготвени за промените и да реагират адекватно на тях.

Инструмент 1:

Изясняване на нови отговорности

Изясняването на нови отговорности е инструмент за определяне на очакванията и ролите.

Той е полезен, когато:

Започвате нови проекти или инициативи.

Създавате смесени екипи от хора с различни функции.

Променяте целите на екипа или отдела.

Може да използвате избрани въпроси от списъка по-долу, за да организирате дискусия, която има за цел да синхронизира организационните цели и индивидуалните задачи.

Въпроси, които може да използвате за цялостния проект:

Каква е причината и целта на този проект?

По какъв начин е свързан проектът с целите на организацията?

По какъв начин е свързан проектът с конкретните организационни приоритети?

Въпроси, които може да използвате за очакванията и резултатите:

Какви резултати очаква организацията?

Какво трябва да извършва екипът?

По какъв начин ще се измерва успехът?

Въпроси, които може да използвате за изясняване на ролите:

Защо служителят е избран за този проект?

Какво очаквате от него?

Какви правомощия ще има?

Въпроси, които може да използвате за осигуряване на подкрепа и ресурси:

Каква подкрепа ни е необходима за успешната реализация на този проект?

Какви ресурси са на разположение и кой ще ги използва?

Какъв достъп до хора и информация е необходим?

Инструмент 2:

Какво ново?

Информирането на служителите ви помага да се уверите, че те са запознати с ключови моменти в развитието на бизнеса. Този инструмент е полезен, когато:

Запознавате служителите с нови тенденции.

Развивате уменията им.

Осигурявате актуална информация.

Информирайте се за нещата, които се случват или предстоят да се случат като поканите членове от вашия екип да правят кратки презентации. Предложете теми, свързани със следните области:

Бизнес перспективи
Клиенти и пазари
Доставчици
Технологии
Конкуренция
Демографски процеси