Представете си компания с персонал до 10 служители. Всички се познават. Работят в един офис. Общуват лице в лице, знаят много един за друг, изградили са добър екип в работата си и са приятели в живота. Шефът е техният лидер и приятел! Чудесно е, нали? Много бързо и лесно комуникират служителите в такава компания.

Какво се случва, ако компанията е с персонал над 100 души? Работят на стотици километри един от друг. Дори шефовете на отделите не се познават по име. Да не говорим, че CEO не знае точния брой на служителите. Може би HR мениджърът е единственият, който знае колко са те и е прочел всички техни имена? Съсредоточени в борбата с конкурентите, с печеленето и задържането на клиенти, с постигането на целите, големите компании трябва да обръщат повече внимание и да комуникират по-отблизо със своите служители – най-важният актив за всяка компания. Да, ще кажете, че съществува Интернет, Интранет, най-различни мessaging системи, ICQ, Skype и т.н., но дали те са достатъчни и дали имаме време, за да общуваме с всеки от екипа на фирмата? Как да достигнем до всеки един, да разпознаем малката успешна стъпка на отделния служител към големия успех на компанията?

Наскоро проведох проучване сред служителите на средна по големина компания в България. Мениджмънтът на компанията се обърна към мен – техен дългогодишен консултант, с желанието да научи повече за мнението на средното ниво мениджъри за управлението на фирмата от една страна, самооценката за управлението на средното ниво мениджъри и мнението и оценката на служителите за качеството на мениджмънта – от друга. Анкетата, която подготвих включваше следните раздели:

А. Комуникация

Б. Качество на управление

В. Мотивация

Г. Обучение и развитие

Д. Планиране и организация

Е. Други важни дейности

Ж. Предложения

На страница 34-35, за всички читатели на сп. “ENTERPRISE” предоставям и анкетата, която всеки от вас може да преснима и използва за да определи нагласите на служителите си към техните мениджъри:

Анализирайки резултатите от отговорите, стигнах до следните изводи:

• От важно значение за служителите е двустранната комуникацията. Те искат да бъдат информирани навреме за всичко, което се случва в компанията: от стратегията и бизнес-плана на фирмата, точната информация за плана и целите на отдела, в който работят, промените във фирмата и отдела  и др. В същото време, те желаят да могат лесно да разговарят с шефа си по лични въпроси;
• Служителите искат шефът им да разбира трудностите в тяхната работа и активно да им помага да подобряват своите резултати;
• Голяма важност за мотивацията на служителите е разпознаването на постиженията им, в комбинация с това целият екип да бъде информиран за постигнатия от тях успех. Оценката на шефа за тяхната работа им носи полезна обратна информация;
• По отношение на обучението и развитието, служителите очакват мениджърът да им помага повече за професионалното им развитие, да планира кариерата им заедно с тях и да има визия за участието им в курсовете и допълнителни форми на обучение;
• Относно планирането и организацията, служителите искат да бъдат по-добре информирани относно структурата на фирмата и отдела, в който работят,  да бъдат запознавани навреме с всяка промяна в тях, да знаят точно и ясно какви са техните права и задължения и да имат писмени длъжностни характеристики.
• Най-често срещаните предложения:

-        Повече комуникация и откритост в отношенията;

-        Срещите с персонала да са по-чести;

-        Да има ясни и единни изисквания към всеки член от персонала. Правилата да важат за всички;

-        Да се обсъждат навреме въпросите, а не в последния момент и др.

-        Успехът им да бъде признат от всички и др.

Дали всичко това може да се постигне с по-чести лични комуникации с всеки от персонала и дали висшият мениджмънт има необходимото и достатъчно време, за да превърне тези желания в реалност? Има ли и алтернативни и ефективни начини всичко това да бъде постигнато? Моят отговор е да! Имам и конкретно предложение.

Много добър вариант за подпомагане на комуникация в компании с повече служители или разпределена структура е да създадете ежемесечен вътрешно-фирмен бюлетин/ вестник. Можете да го озаглавите, например “Името на компанията Ви – NEWS” или “INSIDER – името на компанията Ви” или както решите. Името и логото е важно да бъдат използвани в името на бюлетина/ вестника, за да затвърждава марката и да мотивира служителите да се гордеят, че работят във вашата фирма. Основната цел на този бюлетин е да комуникира регулярно със служителите на вътрешно-фирмено ниво и да ги информира.

Освен за новини от „кухнята” на компанията, които остават скрити за служителите от различните отдели например, там могат да намерят място и официални изявления при промяна в стратегията или оперативните планове. Вътрешният вестник или списание могат да се ползват и при представянето на нови служители и мениджъри. Особена полза от подобно издание може да се намери в мотивиращо отношение, с организирането на различни конкурси – като например „Служител на месеца” или „Отдел на месеца”, а защо не и „Мениджър на месеца”. По този начин могат да се отчитат и малките или по-големи постижения на компанията, подход, за който говорихме по-горе.  Така се повдига моралът на служителите, без да се пропуска всеки удобен случай за това. Моден напоследък вариант е и да се представят социалните дейности на компанията – дарения, участия в благотворителни акции и т.н.

Разбира се, разделите на този бюлетин могат да бъдат най-различни, в зависимост от приоритетите на всеки бизнес. Ако желаете да създадем заедно вашия първи вестник или списание, изпратете е-мейл на: enterprise@enterprise.bg