Няколко са основните въпроси, които си задаваме мислейки и говорейки за промяната в организацията. Сред тях обикновено са питания като „Каква е същността на промяната?”; „Как може да я разберем и управляваме?”, „Кои са ключовите моменти в реализирането й?”

В съвременните компании все по-често се организират и осъществяват преструктурирания, които са свързани с разрастване или оцеляване. Промяната може да приема много различни форми – тя може да е планирана или спонтанна, понякога в нея е включена цялата компания или само отделни функции, които са насочени към справяне с предизвикателства или реализиране на възможности.

Промените са в основата на такива организационни процеси като индивидуалното развитие, работата в екип и организационната стратегия.

Днес, увеличаващата се конкуренция означава, че продуктите и услугите трябва непрекъснато да се подобряват и да достигат по-бързо до пазара. Новите технологии и високите изисквания на клиентите понякога са причина компаниите да се реорганизират изцяло.

Честите преструктурирания поставят нови предизвикателства пред мениджърите и служителите. Организациите, които се справят успешно с тях очакват от хората на всички нива в йерархията да поемат отговорността за промяната и да са инициативни.

В този смисъл самото разбиране за естеството на промяната вече е променено.

 Колко от промените се осъществяват успешно?

Проучване на Ачийв Глобал показва, че в приблизително 85%  промяната не е успешна или не е извършена по предварително начертан план.

Въпреки, че мениджърите обясняват неуспеха с резистентността на служителите, това може би не изчерпва всичко. Основните фактори, които затрудняват промяната могат да се разглеждат поне на две нива:

Индивидуално ниво

Страх от непознатото

Лични интереси

Навици

Лични конфликти

Различни нагласи

Липса на доверие

Друго

Организационно ниво

Неефективна (сложна и тромава) структура

Бюрокрация

Групови норми

Организационна култура, която не подпомага промяната

Недобро ресурсно осигуряване

Неясни роли и отговорности

За да бъде постигнат успех е необходимо да се работи за преодоляване на тези предизвикателства.

Какво е трудно при реализиране на промяната?

• За да са успешни съвременните организации и лидери трябва да притежават умението да управляват и насочват промените. Адаптирането към нови обстоятелства и условия е сериозно предизвикателство, което може да доведе до трудности в следните области:
• Разбиране на промяната и ефекта, който предизвиква върху цялостната работа.
• Определяне на ролята на всеки в извършване на една реорганизация.
• Предвиждане на  продължителността на промяната.
• Преодоляване на старите навици и начини на работа.

Ангажиране на служителите в процеса на управление на промяната.

Според резултатите от проучването ни, успешните промени са нещо повече от поетапен процес и обикновено са водени от „агенти” или „навигатори” на промяната. Много често успехите зависят от способността на всеки служител да се адаптира и да бъде гъвкав и поради тази причина е много важно да се създаде култура на промяна, която да включва всички в компанията.

Някои от основните грешки, които се допускат са следните:

Прекалено фокусиране върху стратегията. Мениджърите отделят много време на стратегията за промяна и не успяват ефективно да я комуникират със служителите.

Незачитане на мнението на служителите. Много често служителите са най-добре запознати с оперативните процеси и могат да дадат компетентно мнение как да се подобрят.
Неефективна информация. Промяната не може да се осъществи успешно, ако няма актуална информация за това какво се случва добре и какво не.

Компаниите, които успешно управляват промяната използват няколко стратегии, които могат да се определят като ключови.

Първата стратегия на мениджърите е да разберат, че способността за възприемане и управление на промяната съществува във всеки от нас. Ефективните лидери работят постоянно, за да създадат среда, в която индивидуалните промени помагат на хората да се развиват и израстват.

Втората стратегия е насочена към създаване на послание, което да помогне на служителите да разберат и приемат промяната.

Третата стратегия е да се направи напредъка ясен за всички. Това означава да се управляват и насочват процесите и практиките по време на реорганизацията и да се познават резултатите, които трябва да се постигнат. При проучване, направено сред 400 мениджъри, повече от половината от тях са съгласни, че способността организациите да се променят е основно предимство в съвременната бизнес среда. Според тях има няколко основни действия, които подпомагат процеса на промяна.

Адаптиране на ролите, практиките и процесите, за да се подкрепи промяната.

Създаване на индивидуална отговорност чрез ясни очаквания към поведението и резултатите на всеки от служителите.

Осигуряване на служителите на полезна информация за промяната, която да отговори на техните въпроси и притеснения.

Поощряване на служителите да обсъждат промяната и тяхното отношение към нея.

Какви видове организационна промяна се осъществяват най-често?

За по-доброто разбиране на най-често засяганите области на промяна в компаниите проучването показва следните резултати.

Уменията за ефективно управление на промяната дават възможност за проактивност и целенасочени усилия за постигане на резултатите.

Ключови съвети как да управляваме промяната

1.  Определете вашите собствени реакции към промяната. Мислим за промяната като за нещо, което другите трудно приемат. Всички ние в някаква степен имаме въпроси и притеснения относно предстояща промяна. Преди да се справяме с нея и да я управляваме трябва да сме наясно със собствените си емоции и реакции към промяната.

2.  Преценете влиянието и обхвата на промяната. Задълбочената и обективна оценка на влиянието и ефекта на промяната ни помага да помислим за евентуалните предизвикателства. По този начин се увеличават способностите за адаптация и намалява нивото на стрес от неочакваното.

3.  Потърсете и разберете реакциите на другите. Насърчавайки другите да изразяват притесненията и потребностите си вие им помагате да се справят с емоциите си и да се насочат към задачите, които стоят пред тях. Тези действия създават атмосфера на доверие и открита комуникация.

4.  Предприемете позитивни действия индивидуално и заедно с другите. Едва ли ще можете да се справите с всичко наведнъж. Вместо това, поемете отговорност за това, което можете да направите и насърчете и другите да направят същото.

Полезни инструменти

По време на промяна е особено важно хората да са информирани, за да постигат очакваните резултати.

Предлагаме ви практичен инструмент, които може да ви бъде полезен при оценка на влиянието на промяната. Той ще ви ориентира каква е ключовата информация, която трябва да съберете и кои са потенциалните източници откъдето може да я получите.

ПРИМЕР ОТ ПРАКТИКАТА

Въпрос: „Компанията променя начина за събиране и обработване на информация за изготвяне на финансови отчети. Преминава към по- децентрализирана технология, за да се обработват данните по-бързо и по-ефективно. Това означава, че служителите от „Информационни системи” и от „Счетоводство” трябва да се адаптират заедно към новите си задачи и роли. Понякога не всичко върви гладко и това е свързано със силно напрежение. Бихте ли ме посъветвали как да подходя към улесняване на процеса на промяна?”

Мениджър Бизнес Развитие в застрахователна компания

Отговор: Препоръчваме Ви да направите следното:

1.   Помолете хората, които са засегнати от промените, да споделят тревогите и мнението си. Насърчете ги да са открити.

2.    Покажете своята подкрепа. Обсъдете съвместно идеи за преодоляване на предизвикателствата.

3.    Опишете детайлно как си представяте резултатите.

4.    Помогнете за изграждането на общо виждане за успеха на промяната. Споделете успешни практики.

5.   Когато нещата не вървят добре, фокусирайте се върху причините за промяната и резултатите от нея.

6.   Приемете, че да се допускат грешки е нормална част от преминаването към нови начини за работа.