Предизвикателство или изкуство?

В съвременния динамичен и бързо променящ се свят на бизнеса, хората все по-често се изправят пред предизвикателството да се справят с многобройните задължения и да организират времето по рационален начин. Разнородни цели и задачи се конкурират в ежедневните програми за времето и вниманието ни. Често списъкът с „висящи” задачи носи допълнителен стрес. За да е успешен съвременният лидер, той трябва да владее умението да управлява своите приоритети, но също така и да помага на своя екип да прави това ефективно.

Какво е трудно?

Професиите, каквито ги познаваме, с ясно дефинирани отговорности, се превръщат в отживелица. Компаниите в наши дни разбират, че техният успех и отличаване от конкурентите, зависят от въвеждането на нови начини на работа, ново мислене и умения. Често мениджъри и служители са част от един или повече екипи и проекти, в които се пресичат различни приоритети и срокове за изпълнение. Това изисква повече гъвкавост в организацията на работата. Някои от най-често срещаните трудности, свързани с управлението на приоритети са:

• възприемане на работата като многофункционална
• приспособяване към необходимостта от по-добра координация с другите колеги
• справяне с последствията, причинени от промени в приоритетите на другите колеги
• преодоляване на разминаванията в графиците и липсата на ресурси.

Какво всъщност е управлението на времето и приоритетите?

Управлението на времето е целенасоченото използване на подходи, които ни помагат да работим и организираме себе си и другите, така че оптимално да използваме времето, което имаме на разположение. To е способността за вземане на решения относно поредността на изпълнение на цели и задачи съобразно тяхната значимост.

Умениeто за ефективно управление на времето и приоритетите дава възможност за проактивност и по-целенасочени усилия за постигане на резултати.

Ключови съвети

1. Изгответе списък на задачите си. Когато запишете настоящите си задължения, ще осъзнаете по-ясно ключовите неща, за които носите отговорност и резултатите, които искате да постигнете. Включете вашите текущи дейности, еднократни задачи и проекти, отговорности пред екипа и компанията, възможности за нови дейности и проекти. Може да забележите, че сте пропуснали някои от ежедневните си задължения, тъй като те са станали толкова рутинни, че ги приемате за даденост (но те също трябва да се вземат предвид, тъй като заемат част от времето ви). Преценете какъв процент от времето си използвате за всяка задача. Направете оценка колко време месечно отнема или ще отнеме тя.

2. Оценете всяка задача според приноса й за компанията. Ролята на всяка от отговорностите ви за успеха на компанията е ключ към определяне на това кои дейности имат най-висок приоритет. Обмислете по какъв начин те са свързани с целите, които компанията се стреми да постигне и доколко допринасят за цялостния й успех. Съсредоточете се върху постигане на резултати с най-висока степен на въздействие върху компанията и върху области, в които усилията ви ще имат пряк ефект.

3. Подредете задачите по приоритет и променяйте подредбата, когато е необходимо. Наличието на оценка на приоритетността на отговорностите ви дава възможност да размествате задачите си така, че да сте сигурни, че ще свършите тези, които биха имали най-значим резултат. Дайте приоритет на индивидуалните си задължения пред тези, които споделяте с други колеги. Поставете задачите, които само вие може да свършите, по-напред от тези, които и други могат да свършат. Дайте приоритет на задълженията, които ще имат най-силен ефект в най-кратък срок.

Съсредоточете вниманието си върху това да свършите най-важните неща, а не върху това да свършите всичко. Практиката показва, че хората са по-ефективни, когато успяват да преподреждат приоритетите си и бързо и често.

4. Делегирайте. Когато сте претоварени или ви е необходимо повече време за задачи с по-висок приоритет, добро решение е да делегирате. Изключително важно в такива случаи е да предадете задачата по ефективен начин като предоставите цялата необходима информация на другия, така че изпълнението да бъде според очакванията ви.

Как да помогнем на другите да подредят приоритетите?

Възможно е да се наложи да помагате на служителите от вашия екип или други колеги да подредят и управляват по-ефективно техните приоритети, когато:

• Те са объркани от противоречиви приоритети в работата
• Виждате, че те не отделят достатъчно време за най-приоритетните им задачи
• Правите преоценка на натоварването поради промяна в организационната структура или стратегия
• Обучавате нов служител.

Можете да използвате ключовите съвети, за да помогнете на служителите и колегите си да се справят по-ефективно с приоритетите в тяхната работа.

Полезни инструменти

Предлагаме ви два практични инструмента, които могат да бъдат полезни за подобряване на организацията и ефективността на работата ви.

Инструмент 1:

График на времето

Графикът на времето е схема на дейностите за определен период. Този инструмент може да е полезен, когато не успявате да завършите задачите си в срок, да координирате всички важни проекти, за които отговаряте или често ви прекъсват. За да проследите как се разпределя времето ви за различните отговорности, записвайте поне пет работни дни задачите си и начина, по който ги извършвате. Отбележете времето, което сте отделили за всяка една дейност.

Определете степента на приоритета им по следния начин:

1 = Спешно

2 = Важно 

3 = Рутинно

 4 = Загуба на време

Добавете коментар за това как бихте могли да използвате времето по-добре.

Анализирайте графика си и потърсете повтарящи се ситуации. Помислете:

• Кои от задачите можех да делегирам на колега?
• За кои дейности / проекти съм отделил най-много време?
• В кои области ми е необходима повече информация, за да се справя по по-ефективен начин?
• Какви прекъсвания ми попречиха да изпълня основните си приоритети? С кои от тях можех да се справя по различен начин?

Инструмент 2: Матрица на приоритетите

Матрицата на приоритетите е аналитично средство за класифициране на приоритетите със сходна значимост. Тя ви помага да преосмислите и да си изясните задачите (отговорностите, с които сте ангажирали вашето внимание и време).

Този инструмент може да ви бъде полезен, когато:

• Управлявате един или повече проекти
• Трябва да се адаптирате към нови изисквания и постигане на нови цели
• Не можете да решите кой е най-важният приоритет за момента
• Под напрежение сте поради изпълнение на важни крайни срокове.

Как?

1.  Направете своя Матрица на приоритетите и запишете в колона 1 задачите и проектите, за които отговаряте.

2.В колона 2, Спешност, определете степента на спешност с оценка от 1 до 5 (1=най-малка спешност; 5=най-спешно).

3.  В колона 3, Важност, определете колко важна е задачата с оценка от 1 до 5 (1=най-маловажна; 5=най-важна). Умножете степента на важност по 2 и запишете резултата.

4.  За да получите Тежестта за всяка задача  (колона 4), прибавете цифрата от колона Спешност към резултата от колона Важност.

5.  В колона 5, степенувайте задачите си според тяхната тежест като определите 1 за задачата с най-голяма тежест. Степенуването показва реда на вашите приоритети.

Какво да правим, когато приоритетите ни са зависими от други хора?

Добрата организация на времето е свързана не само с умението да планирате добре, но също и с умението да комуникирате ефективно с колегите си. Когато сте наясно със своите индивидуални приоритети и колко време ще ви е необходимо за тях, от особена важност е да съгласувате това с другите. Определете точно кои от колегите ви трябва да знаят за вашите текущи приоритети и ги запознайте с тях. Когато работите в екип по даден проект, уверете се, че всеки е наясно със своите отговорности и срокове за изпълнение. Информирайте се за нещата, които се случват или предстоят да се случат. Обсъждайте с колегите си тези промени и евентуалните последствия върху работата ви, за да сте способни да предприемете навременни промени ако е необходимо.

ПРИМЕР ОТ ПРАКТИКАТА                                                             

Въпрос: „Работя по важен проект и поради краткия срок се налага да делегирам друга задача на един от служителите на екипа ми. Той е новоназначен и все още не е достатъчно опитен, а аз искам да съм сигурен, че работата ще бъде свършена както трябва. Бихте ли ме посъветвали?”

Мениджър Бизнес Развитие в телекомуникационна компания

Отговор: Препоръчваме Ви да спазвате следните стъпки, когато делегирате задачи на свои колеги:

1. Кажете на служителя защо точно той е избран да изпълни задачата.

2. Опишете задачата като част от цялата картина и важността й за компанията.

3. Опишете детайлно как си представяте успешно изпълнената задача.

4. Проучете какви инструменти, ресурси и обучение ще са необходими на служителя.

5. Потвърдете неговото разбиране и ангажираност.

6.  Планирайте среща за проследяване на изпълнението.